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★作業効率を上げる「行動管理ツール」
 業務の効率を上げるためには、時間の無駄をできるだけ少なくするのが有効な手段です。そのためには、日々の行動を管理する必要があります。
 行動管理で重要なのは、効率よくスケジュールを組み、そのスケジュール通りに行動することではなく、柔軟にスケジュールを変更して、予定や目標を修正することです。そのためには、実際に行動した結果が、想定していた行動予定とどれだけ違うかを見極め、違いがあるのであれば、そのギャップをどうやって埋めることができるか判断する必要があります。そのためのツールとしては、スケジュールに連動した記録を残すものが必要です。
 スケジュールデータの種類としては、組織全体または所属するグループの行事予定や、個人レベルの行動予定があります。また、単に期日を示すマイルストーン(里程標)も必要です。
 これらは全てHandyWareの行動管理ツールを利用することで楽々と対応できてしまいます。

 HandyWareは、次のような行動管理ツールを備えています。
  1. 組織の行事の共有:【行事予定】
  2. 個人の行動管理:【行動予定】
  3. 個人の行動管理:【行動記録】
  4. スケジュールのマイルストーン:【備忘録】

1.組織の行事の共有:【行事予定】
【行事予定】(クリックで拡大:別ウインドウが開きます)
iモード【行事予定】(クリックで拡大:別ウインドウが開きます)
↑ ↑
クリックすると拡大画像を表示します。

 組織の行事予定は、月間行事予定を書き込むホワイトボードのイメージです。

 HandyWareの提供する行事予定は、月単位で行事の予定を一覧表示し、行事名をクリックすると行事内容を表示します。また、すべての行事予定は携帯電話からも見ることができます。
 各行事予定は、行動予定(スケジュール)へもコピーできますので、わざわざ自分の行動予定(スケジュール)に再入力する必要はありません。

 通常、黒板(ホワイトボード)に書く行事予定は1カ月単位なので、翌月には前月の予定を全て消さなければなりません。このとき行事の記録を残すため、ノートなどに転記したり写真を撮ったりしますが、二次利用できるデータではありませんのでハッキリ言って無駄な手間です。転記の場合には転記ミスの心配もあります。
 HandyWareの行事予定は、一行事あたり一回書き込むだけの作業しか発生しません。しかも、書き込んだデータは二次利用できますので、その利用価値は、黒板(ホワイトボード)とは比べものになりません。

 さらに、黒板(ホワイトボード)の場合、壁に掛かっていますので外部の人に見られる可能性が高く、機密性を帯びた予定を書き込むことはできませんが、HandyWareは、IDとパスワードがなければアクセスできませんので、外部の人に見られる危険性がかなり低くなっています。

 HandyWareの行事予定の主な機能は次のとおりです。
  • 行事予定が一目でわかります
  • 登録済みの内容を修正したり、削除できます
  • 登録済みの内容をコピーできます
  • 自分のパソコンにデータを取り込んで二次利用ができます
  • 出先から、携帯電話で行事予定を確認することができます
  • ゲストへの閲覧を制限できます

2.個人の行動管理:【行動予定】
3.個人の行動管理:【行動記録】

【行動予定】(クリックで拡大:別ウインドウが開きます)
iモード【行動予定】(クリックで拡大:別ウインドウが開きます)
【行動記録】(クリックで拡大:別ウインドウが開きます)
↑ ↑
クリックすると拡大画像を表示します。

 個人の行動管理は、スケジュールに対する行動結果を、正しく評価できる様に、スケジュールに連動した記録が残せるものが必要です。

 HandyWareの提供する行動予定は、各人のスケジュールをグラフィカルに表示し、携帯電話からも確認することができます。また、他メンバー宛にコメントを書き込むことができますので、その行動に対する助言を与えることもできます。

 行動記録は、行動予定に連動していますので、計画に対する自己評価ができます。また、行動記録は文章単位で閲覧設定できるので、人に見せない日記的な使い方もできます。さらに、行動記録のデータは二次利用ができますので、行動報告書としても利用できます。

◆スケジュールの告知・共有・調整:【行動予定】
 お互いのスケジュールを皆に知らせる事によって、様々な無駄を省くことができます。例えば、予期しない突発的な出来事が発生した場合、皆のスケジュールを知っていた方が、適切にしかも早く対応できます。
 また、お互いのスケジュールを知っていると、全員が出席しなければならない会議などの期日を設定するのにも役立ちます。他人のスケジュールに書き込める機能があるので、1人で全員の分を書き込むことができます。

◆スケジュールの評価:【行動記録】
 スケジュール管理において、柔軟にスケジュールを変更して、予定や目標を修正する作業は非常に重要ですが、それには、実際に行動した結果が、想定していた行動予定と比べてどれだけ違うかを見極め、違いがあるのであれば、そのギャップをどうやって埋めるのかを判断する必要があります。
 行動予定に連動した行動記録を残すことで、行動予定に対する自己評価ができます。それは、次ステップの行動予定の精度を上げるのに役立ちます。

 HandyWareの行動予定・行動記録の主な機能は次のとおりです。
  • 行動予定が一目でわかります
  • 登録済みの内容を修正したり、削除できます
  • 登録済みの予定をコピーできます
  • 他メンバーへのスケジュール書き込み、コメントの書き込みができます
  • 他メンバーが書き込んだスケジュールを、追認または拒否できます
  • 行動記録及びコメント毎に閲覧権限を設定できます
  • メンバー毎に週間/月間表示ができます
  • 自分のパソコンにデータを取り込んで二次利用ができます
  • 行事予定のデータをコピーすることができます
  • 同グループのメンバーに対して、一括して同じスケジュールを書き込むことができます
  • 出先から、携帯電話でスケジュールを確認することができます
  • ゲストへの閲覧を制限できます

4.スケジュールのマイルストーン:【備忘録】
【備忘録】(クリックで拡大:別ウインドウが開きます)
iモード【備忘録】(クリックで拡大:別ウインドウが開きます)
↑ ↑
クリックすると拡大画像を表示します。

 目標に辿り着く途中の段階では、現在地を確かめるためのマイルストーン(里程標)が必要です。

 HandyWareの提供する備忘録は、「何時、何をしなければならないか」を記録するためのメモで、スケジュールのマイルストーン(里程標)とも言うべき「忘れない」ためのツールです。
 残日数により色分けされますので、緊急度が一目でわかります。携帯電話からも見ることができ、毎日チェックすることで、仕事を確実に処理することができます。アラームを設定すれば、メニューを開くたびにダイアログが開き、期日を知らせてくれます。

 HandyWareの備忘録の主な機能は次のとおりです。
  • 期日までの日数が一目でわかります
  • 登録済みの内容を修正したり、削除できます
  • 登録済みの内容をコピーできます
  • アラームをセットすると、期日が近づいたことを教えてくれます
  • 残日数順に表示します
  • 残日数により色分けされます
  • 他メンバーからは見ることができません
  • 出先から、携帯電話で確認することができます
  • 終了した備忘録は、閉鎖して保管できます


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