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★業務の無駄を省く「情報共有ツール」
 皆で使う情報は、最新版を一箇所に置いておき、その場所を皆が把握していれば、データを探す時間と、無駄なデータが占有していた記憶領域が節約できます。
 各人が同じようなデータを持っていてどれが新しいデータなのかわからない、担当者がいなければ捜しているデータが見つからない、といった状況では、スピーディな業務の遂行は望めません。皆で使う情報は、最新版を一箇所に置いておき、一元管理すれば業務の無駄を省くことができます。
 また、会議室や応接室、社有車等の共同施設も、何時誰が使うのかを皆が把握していなければ、いざ使おうと思ったときに、誰かが先に使っていた。といった事態を招きかねません。
 これらは全てHandyWareの情報共有ツールを利用することで楽々と対応できてしまいます。

 HandyWareは、次のような情報交換ツールを備えています。
  1. ファイルの共有:【書庫】
  2. 名簿型データの共有:【名簿】
  3. インターネットサイトの共有:【リンク集】
  4. 共同施設の共有:【施設予約】

1.ファイルの共有:【書庫】
【書庫】(クリックで拡大:別ウインドウが開きます)
【書庫:検索結果】(クリックで拡大:別ウインドウが開きます)
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クリックすると拡大画像を表示します。

 ファイルを共有し一元管理することは、業務の無駄を省くのに最も有効な手段で、IT活用による業務改善には必須の条件です。

 HandyWareの提供する書庫は、書式集やマニュアルといったファイルの共有を行います。フォルダやファイルには、個別に説明文を付けることができ、キーワード検索もできますのでファイルが行方不明になることはありません。また、閲覧や上書き等について制限を付けることもできますので、他のユーザーに誤って削除される心配もありません。

 書庫に入れたファイルは、自宅や出先などからもダウンロードすることができます。
 ファイルの共有がうまく機能すると、次のような恩恵を受けることができます。

 ・データを探すのに費やしていた時間が節約できる。
 ・無駄なデータが占有していた記憶領域が節約できる。
 ・データの再利用が促進されるので、書類作成等の時間が短縮される。
 ・データがどこにあるかわかるので、担当者が休んでも大丈夫。
 ・自分の使っているパソコンが故障しても、他のパソコンで作業できる。
 ・最新版のデータが常に同じ場所にあるので、データの維持管理がしやすい。

 HandyWareの書庫の主な機能は次のとおりです。
  • フォルダは何階層でも作成/削除できます
  • ファイルのアップロード/ダウンロードができます
  • フォルダ/ファイル毎のアクセス権限を設定することができます
  • 管理者権限で不適切なファイルを削除できます
  • フォルダ/ファイルの並べ替えができます
  • フォルダ/ファイルのコピー・移動ができます
  • フォルダ/ファイル毎に説明文を付加できます
  • キーワード検索ができます
  • ゲストへの閲覧を制限できます

2.名簿型データの共有:【名簿】
【名簿】(クリックで拡大:別ウインドウが開きます)
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クリックすると拡大画像を表示します。

 顧客情報や取引先情報等は、ファイル形式のデータよりも、直接データを見ることができる方が扱いやすく便利です。

 HandyWareの提供する名簿は、画面上で名簿を見るイメージで、お得意様や自組織内の名簿データを皆で共有することができます。一覧表示と詳細表示があり、詳細表示では顔写真等の画像データを張り付けることができます。
 また、自分のパソコンにデータを取り込むことができますので、データの二次利用もできます。
 顧客情報や取引先情報等の情報は、営業上の強い武器になります。これも情報源を一つにして皆で共有する方が間違いが少なく、管理もしやすいのです。

 HandyWareの名簿の主な機能は次のとおりです。
  • 登録済みの内容を修正したり、削除できます
  • 複数の名簿を作成することができます
  • データを自分のパソコンに取り込んで二次利用ができます
  • 項目毎に閲覧設定ができます
  • 画像を貼り付けることができます
  • ゲストへの閲覧を制限できます

3.インターネットサイトの共有:【リンク集】
【リンク集】(クリックで拡大:別ウインドウが開きます)
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クリックすると拡大画像を表示します。

 インターネットの普及により、欲しい情報が簡単に手にはいるようになりました。その反面、情報が氾濫していて、有用な情報かどうかを見分けるのも大変になってきました。そこで、有用なサイトを共有するシステムが必要になります。

 HandyWareの提供するリンク集は、ユーザーが自分で登録できますので、より多くの情報を集めることができます。また、9種類のジャンルに分かれていますので、探している情報を見つけやすくなっています。
 ページの先頭には、検索エンジンを選んで実行できるキーワード検索が付いています。
 有用なサイトを発見しても、それぞれ個人がブックマーク(お気に入り)に登録していただけでは、有用な情報が共有されず、非常にもったいない状況です。

 HandyWareのリンク集の主な機能は次のとおりです。
  • だれでも簡単に登録できます
  • 登録済みの内容を修正したり、削除できます
  • 本人以外、修正したり、削除できません
  • 管理者権限で不適切なリンクを削除できます
  • ジャンル毎に分類されます
  • 検索サイトを選んで検索できます
  • ゲストへの閲覧を制限できます

4.共同施設の共有:【施設予約】
【施設予約:予約一覧】(クリックで拡大:別ウインドウが開きます)
iモード【施設予約:週間表示】(クリックで拡大:別ウインドウが開きます)
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クリックすると拡大画像を表示します。

 施設の予約システムがあれば、会議室や応接室等の共同施設を使おうと思ったときに、誰かが先に使っていた。といった事態を防ぐことができます。

 HandyWareの提供する施設予約は、会議室や応接室、社有車等の予約状況が一目でわかるようグラフィカルに表示します。皆で使う施設を効率よく使うためのツールですので、ビデオカメラのような備品の管理にも使えます。
 使おうと思ったときに使えない事態が何回か続くと、もうその施設は使いたくなくなります。ところが、予約状況がわかると当然空き状況もわかりますので、「空いてるなら使おう」という事になり、施設の活用が促進される効果もあります。

 HandyWareの電子会議室の主な機能は次のとおりです。
  • 予約状況が一目でわかります
  • 重複した予約はできません
  • 登録済みの内容を修正したり、削除できます
  • 登録済みの内容をコピーできます
  • 施設毎に週間/月間表示ができます



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