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★組織の活性化を図る「情報交換ツール」
 コミュニケーションが活発にとれるようになるとその組織は活性化します。実際に、HandyWareを導入した組織の多くが、「コミュニケーションが活発になった事で、組織が活性化した」と証言しています。
 活発なコミュニケーションがとれないのは、どこかで情報が滞っているからです。情報が滞るという問題は、情報が発信されてから相手が受信するまでに通過するステップを、最小限(理想は一回)にする事で解決できます。
 しかし、日々やり取りされる情報には、不特定多数の人に向けたもの、ある特定の個人やグループに向けたもの、返事を要求するもの等があり、発信者と受信者の関係は一様ではありません。情報の流れを良くするためには、それぞれの情報の性質に合わせた対応をする必要がありますが、これらは全てHandyWareの情報交換ツールを利用することで楽々と対応できてしまいます。

 HandyWareは、次のような情報交換ツール(コミュニティツール)を備えています。
  1. 不特定多数向け:【掲示板】
  2. 特定グループ向け:【回覧板】
  3. 特定の個人向け:【伝言板(在席情報)】
  4. テーマ別の意見交換:【電子会議室】

1.不特定多数向け:【掲示板】
【掲示板】(クリックで拡大:別ウインドウが開きます)
↑ ↑
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 不特定多数へ向けたものは、掲示板に張り出すイメージで、一目で内容が見えるようになっている必要があります。

 HandyWareの提供する掲示板は、返信機能付きで匿名投稿も可能ですので、気軽に情報を交換することができます。皆が自由なメッセージを発信できるツールですので、雑談する場所と考える事もできますが、返信機能を使えば、双方向のやり取りができますので、講習会等の参加者を募る、といった使い方もできます。
 また、メッセージ内にURLが書き込まれている場合には自動的にリンク設定した状態で表示しますので、インターネットサイトの紹介も参照閲覧しやすくなっています。

 HandyWareの掲示板を使えば、全員に知らせたい情報の発信も一回書き込むだけで全てが終わってしまいます。紙の掲示物のように、はがれて紛失することもなく、掲示期間が終わった掲示物の管理をする必要さえありません。情報の発信面だけでなく保存の面から見てもたいへん便利なツールといえます。

 HandyWareの掲示板の主な機能は次のとおりです。
  • 投稿内容の修正・削除ができます
  • 本人以外の人から、修正されたり削除されません
  • 管理者権限で不適切な投稿を削除できます
  • 返信機能つき
  • キーワード検索ができます
  • 投稿内容のメールによる通知ができます(使用環境に依存)
  • メッセージ内にURLがあれば自動でリンク設定されます
  • 投稿者名、E-Mail、リンクを記憶します
  • メッセージに記述されたタグを無効にできます(有効も可)
  • 半角カタカナを全角に自動修正します
  • 文字色の指定ができます
  • ゲストへの閲覧を制限できます

2.特定グループ向け:【回覧板】
【回覧板】(クリックで拡大:別ウインドウが開きます)
iモード【回覧板】(クリックで拡大:別ウインドウが開きます)
↑ ↑
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 特定のグループ向けの情報発信は、回覧板のイメージです。あらかじめ、回覧する人を決めておき、その人達に確実に情報が伝達されるような仕掛けが必要です。

 HandyWareの提供する回覧板は、グループ単位で発行することができ、誰が確認済みで誰が未確認かが一目で分かります。発行された回覧板は、対象者全員が確認した段階で自動的に閉鎖されます。未読の回覧は、携帯電話からも見ることができます。
 キーワード検索では、現在回覧中のものと、閉鎖された回覧を混在させて検索することもできます。さらに、未読の回覧板がある場合には、メニューを表示する度にダイアログが開き、未読回覧があることを知らせてくれます。

 情報は早く正確に伝わってこそ価値があります。HandyWareの回覧板を使えば、驚くほど簡単に早く正確に伝えることができ、回覧が終わった情報もそのまま保管できますので、回覧物の整理をする必要もありません。これも一回書き込むだけで全てが終わってしまいます。

 HandyWareの回覧板の主な機能は次のとおりです。
  • 登録済みの内容を修正したり、削除できます
  • 情報がどこまで伝わったか把握できます
  • 未読の回覧がある事を知らせてくれます
  • 誰が見て、誰が見ていないのかがわかります
  • 半角カタカナを全角に自動修正します
  • 本文中にURLがあれば自動でリンク設定されます
  • 本文中にHTMLのタグがあった場合、それを無効にします
  • 全員が見終わったときに、自動的に保管庫に移動します
  • 一旦発行した回覧を修正した場合、新たな回覧として再発行します
  • 一旦発行した回覧を修正した場合、修正した旨を本文に付記します
  • 出先から、携帯電話で見ることができます
  • キーワード検索ができます
  • ゲストへの閲覧を制限できます

3.特定の個人向け:【伝言板(在席情報)】
【在席情報】(クリックで拡大:別ウインドウが開きます)
iモード【伝言板】(クリックで拡大:別ウインドウが開きます)
iモード【伝言板】(クリックで拡大:別ウインドウが開きます)
↑ ↑
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 特定の個人向けの情報発信は、伝言メモのイメージです。

 HandyWareの提供する伝言メモの機能は、在席状況と一体化しています。
 在席状況では、在・不在の状況や伝言の有無を一目で確認することができ、不在時には、行き先や戻り時間を記入することができます。
 伝言は原則として本人以外見ることができませんが、代理権を与えたユーザーだけは見ることができます。

 携帯電話からは、自分宛の伝言を見ることができるだけでなく、他メンバーへの伝言を書くこともできます。
 未読の伝言がある場合には、メニューを表示する度にダイアログが開き、未読伝言があることを知らせてくれます。

 伝言は、他人に読まれることなく、その人に確実に情報が伝達される必要がありますが、HandyWareの伝言メモ機能は、まさにこのニーズにピッタリのツールです。伝言を書いた人が、相手が伝言を読んだかどうか確認できる機能もありますので、相手が伝言を読み忘れているのを教えてあげることもできます。これも一伝言あたりの操作は一回書き込むだけで全て終わります。

 HandyWareの伝言板(在席情報)の主な機能は次のとおりです。
  • 登録済みの内容を修正したり、削除できます
  • 発信者が情報が伝わった事を確認できます
  • 未読の伝言がある事を知らせてくれます
  • 定型文をワンタッチで入力できます
  • 半角カタカナを全角に自動修正します
  • 本文中にURLがあれば自動でリンクを設定します
  • 本文中にHTMLのタグがあった場合、それを無効にします
  • 代理権があれば他人の伝言を読むことができます
  • 他人でも、一目で伝言があるかどうかを確認できます
  • 携帯電話から、伝言を書いたり、見たりすることができます
  • ゲストの閲覧はできません

4.テーマ別の意見交換:【電子会議室】
【電子会議室:タイトル一覧】(クリックで拡大:別ウインドウが開きます)
iモード【電子会議室:メッセージ表示】(クリックで拡大:別ウインドウが開きます)
↑ ↑
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 テーマ毎に一つの会議室を割り当て、その中で意見交換します。応答意見の場合、どの意見に対する応答なのかがわからなければなりません。

 HandyWareの提供する電子会議室の機能は、意見の流れがわかりやすくツリー表示され、その階層は無限です。終わった会議は閉鎖することで表示させないようにする事もできます。閉鎖した会議は、閉鎖会議室に切り替えることで閲覧及び検索が可能になります。

 会議室を「保管庫」に見立てると様々な使い方ができます。たとえば、「会議議事録」という会議室(保管庫)を作り、会議の議事録を保管すれば、情報共有ツールとして使えます。また「トピックス」として、業務に関連する新聞記事を保管することも考えられます。キーワード検索も使えるので、情報の取り出しも楽です。

 HandyWareの電子会議室は、情報の保管という側面からも使えるツールです。
 電子会議の一番の利点はなんといっても、参加者が集まる必要がないという点です。自分のスケジュールを狂わすことなく会議に参加できるし、参加者が離れた場所にいる場合には、交通費の節約にもなります。
 また、じっくり考えたうえで発言することができるし、書き込んだ意見はそのまま記録されるので、電子会議に書き込んだ文字そのものが議事録にもなってしまいます。

 さらに、検索機能を使って過去の議事録から、あるキーワードを含む意見を拾い出すこともできます。この事は、テキスト主体のデータベースとして様々な使い方ができることをあらわしています。

 HandyWareの電子会議室の主な機能は次のとおりです。
  • タイトルがツリー表示されます(意見の構造明示)
  • 登録済み意見の修正・削除ができます
  • 本人以外、修正したり、削除できません
  • 管理者権限で不適切な意見を削除できます
  • 応答意見(返信)を書き込む場合、親意見を引用できます
  • 関連する意見をすぐに見ることができます
  • 関係者以外入室できない設定ができます
  • 半角カタカナを全角に自動修正します
  • 本文中にURLがあれば自動でリンクを設定します
  • メッセージに記述されたタグを無効にできます(有効も可)
  • 引用文と本文を見やすく区別して表示します
  • 直近の発言だけを表示する機能付きです
  • 終了した会議内容を保管できます
  • メールによる通知ができます(使用環境に依存)
  • キーワード検索ができます
  • ゲストへの閲覧を制限できます


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